تحلیل سیستمها

تحلیل سیستم‌ها یا تحلیل سامانه‌ها یا آنالیز سیستم ها یک نگرش جامع به مسئله یا مشکل است. تحلیل سیستم یکی از ابعاد دوگانه نگرش سیستمی است و در آن به‌منظور شناسایی پدیده‌ها، ابتدا آن را به اجزاء کوچک‌تر تقسیم می‌کنند و پس از بررسی، تجزیه و تحلیل و رفع مشکل هر یک از اجزاء، مشکل سیستم کل را حل می‌کنند.

یک مهندس تحلیل سیستم‌ها با استفاده از دانش سیستم یا نظریه سیستمی به جای یک دید محدود و بسته به یک دیدگاه جامع و کلی می‌رسد. بسیاری از مشکلات صنعتی و اداری و حتی اقتصادی تنها با کمک نگرش سیستمی قابل تجزیه و تحلیل هستند...

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم، ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان از طریق به جا آوردن رویه ها و روش های بهتر انجام کار است. با توجه به این که سیستم مجموعه‌ای از روش ها و شیوه های انجام کار است. فردی که مسئولیت تجزیه و تحلیل سیستم ها را بر عهده دارد، بایستی علاوه بر کل سیستم نسبت به روش های موجود و شیوه های انجام کار نیز شناخت کافی بدست آورد.

تجزیه و تحلیل سیستم ابزاری مفیذ برای مدیران

یکی از مهم ترین وظائف مدیران در سازمان ها وظیفه ایجاد تغییر است. تجزیه و تحلیل سیستم ها می تواند به عنوان ابزاری مفید به مدیران در انجام وظیفه ایجاد تغییر کمک کند.

نظر به این که سازمان ها روز به روز توسعه و گسترش بیشتری یافته اند، نقش تجزیه و تحلیل را بایستی تحلیل گران سیستم، که افرادی کارآزموده و کارشناس هستند بر عهده گیرند و از وضع موجود سازمان ها تصویر برداری‌کنند.

شناخت کامل و جامعی از آن چه که هست به دست آورند و با دقت در تصاویر به دست آمده نقاط ضعف و کمبودها را مشخص کنند و راه حل های مناسب را پیش بینی کنند و در اختیار مدیران قرار دهند.

این افراد را می توان هم از درون سازمان انتخاب کرد و هم از بیرون سازمان یعنی از موسسات مشاور مدیریت که در زمینه تجزیه و تحلیل تخصص دارند. در حال حاضر نسبت به نقش مهم تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها در سازمان‌های ما وقوف بیشتری حاصل شده است و این روند سیر صعودی نیز دارد.

تحلیل گر یا آنالیست

فردی که نسبت به امر تجزیه و تحلیل اقدام می کند تحلیل گر یا آنالیست خوانده می شود. وی درباره نحوه کار سیستم بررسی می کند، نتایج بررسی هایش را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد. سیستمی را طرح‌ریزی می کند که دارای اثربخشی بیشتری باشد و برای اجرا و استقرار سیستم جدید همکاری می کند .و توصیه‌های لازم را ارائه می دهد.

از آن جا که تجزیه و تحلیل کاری مستمر و دائم است از قدم های آن به عنوان دور،‌چرخه و یا سیکل تجزیه و تحلیل یاد شده است. تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها باید به طور متوالی در سازمان انجام گیرد و وضع موجود سازمان را با آخرین تغییرات و تحولات تطبیق دهد.

تعریف تجزیه و تحلیل سیستم :

تجزیه و تحلیل سیستم عبارت از : شناخت جنبه های مختلف سیستم، چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین آن ها به منظور دستیابی به مبنائی جهت طراحی و اجرای یک سیستم مناسب تر است.

تجزیه و تحلیل سیستم به ما چه کمکی می کند؟

تجزیه و تحلیل سیستم به ما کمک می کند تا موقعیت کنونی سازمان را به خوبی درک کنیم. از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائی ها و مشکلات بهترین راه حل را انتخاب کنیم. بنابراین تجزیه و تحلیل سیستم را می توان بررسی سیستم های فرعی یا زیر سیستم های موجود در سازمان تعریف کرد. که به منظور کسب اطمینان از مناسب بودن روش های جاری و ارزیابی میزان اثربخشی آن ها انجام می شود.

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان از طریق یافتن رویه ها و روش های بهتر انجام کار است.

در یک سازمان، سیستم را مجموعه ای از روش ها نیز تعریف کرده اند، روش هائی که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آن ها بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد. روش ها نیز به نوبه خود مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آن ها می توان به هدف های نهائی سازمان دست یافت.

روش ۱

عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای حصول به کل یا بخشی از هدف های یک سیستم انجام می شود. در هر روش، نوع کار، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظائف مربوطه را انجام می‌دهند، مراحلی که باید طی شود و شیوه هائی که باید به کار رود مشخص می شود.

به طور معمول، روش انجام کار تدوین و در سازمان حفظ می شود. مانند روش استخدامی در سیستم پرسنلی، روش انبارداری در سیستم تدارکاتی و یا روش محاسبه قیمت تمام شده در سیستم حسابداری.

شیوه ۲

عبارت است از تشریح جزئیات نحوه انجام دادن کار، مانند حضور و غیاب دانشجویان در کلاس با استفاده از لیست مرتب شده کامپیوتر و یا شیوه تصحیح اوراق یک امتحان با توجه به امتیازات تعیین شده برای هر یک از پرسش ها .

با توجه به آن چه گفته شد، سیستم مجموعه ای از روش ها و شیوه های انجام کار است. فردی که مسئولیت تجزیه و تحلیل سیستم ها را بر عهده دارد بایستی علاوه بر کل سیستم، نسبت به روش های موجود و شیوه‌های انجام کار نیز شناخت کافی به دست آورد و با درک ارتباط و همبستگی میان آن ها نسبت به نقشی که هر یک در تامین هدف های سازمانی بر عهده دارد آگاهی یابد.